L'ensemble de ces sommes constitue le FSDIE, qui permet de participer au financement de projets divers, portés par des étudiants de l'université.
2 - Déroulement administratifLe porteur de projet qui souhaite que le FSDIE participe à son financement remplit un dossier de demande de financement, qu'il envoi par mail au BVE : bve@univ-lyon1.fr.
Ce dossier est examiné par le GTVE (Groupe de Travail de la Vie Etudiante, composé notamment des VPE, d'élus étudiant-e-s, de représentant-e-s des associations et des enseignant-e-s), qui statue sur l'attribution d'un financement ainsi que sur son montant. Ce montant peut être celui demandé par le porteur de projet, ou inférieur à celui-ci.
Il serait souhaitable que les porteurs de projets participent au GTVE, pour répondre aux questions.
L'examen des dossiers FSDIE se fait en 6 tranches répartis tout au long de l'année. Les dossiers doivent donc être envoyés 7 jours ouvrables avant chaque séance au BVE.
Attention : Les engagements financiers cessent mi novembre donc aucun dossier ne pourra être examiné en fin d'année ainsi qu'en août car l'université est fermée.
Cette décision du GTVE est ensuite entérinée par le CEVU, puis par le CA qui attribue officiellement les financements.
Vous avez un projet, et vous souhaitez que le FSDIE participe à son financement. Voici la marche à suivre.
Attention : la procédure qui suit doit être suivie à la lettre, sous peine que le dossier soit rejeté par le GTVE, ou que le financement ne puisse être versé.
Le GTVE a défini un certain nombre de critères d'éligibilité et d'inéligibilité, que vous trouverez un peu plus loin. Si votre projet présente un critère d'inéligibilité, il sera automatiquement rejeté lors du GTVE (ceci vous est précisé afin de vous éviter de remplir un dossier pour rien !).
- Le nombre d'étudiant-e-s de Lyon 1 concerné par le projet
- L'aspect philanthropique du projet
- L'aspect formateur du projet
- La notoriété :
. rayonnement de l'université
. communication interne à Lyon 1
L'ampleur du projet, son impact
- Le dossier est incomplet
- Les soirées, galas, ...
- Les journaux
- Les projets entrants dans le cadre de la formation initiale
- Les projets entrants dans le cadre du fonctionnement interne d'une association
- L'équipement informatique
- Les dossiers rendus hors délai
Les évènements qui se sont déroulés avant la remise du dossier
Pour les demandes de transport en voiture : la base est à 0,30 centimes par kilomètre en se basant sur mappy pour établir le nombre de kilomètres du parcours sans compter le péage et le parking.
Attention : un dossier incomplet ne sera pas examiné lors du GTVE.
Par courriel avec l'ensemble des pièces à l'adresse du BVE : bve@univ-lyon1.fr
Sauf cas particulier (cf.4.6), le FSDIE ne verse pas le financement directement, mais paye directement votre fournisseur ou votre prestataire. Pour cela, l'université, via le BVE, va établir un bon de commande auprès de votre fournisseur, sur présentation de 3 devis au nom du BVE.
Attention : Aucune facture ne peut être payée par l'université si un bon de commande n'a pas été établi dans les règles par l'université. De plus, la facture ne peut être d'un montant supérieur au financement accordé (pour ce cas de figure, renseignez-vous auprès du BVE pour la marche à suivre).
L'université est soumise aux règles relatives à la gestion des fonds publics. Deux cas de figure peuvent se présenter :
- l'adresse de livraison
Vous devez transmettre dès réception ces devis au BVE
Vous choisissez un devis et un fournisseur (de manière générale le moins cher, ou plutôt en termes comptables, le « mieux disant »). Toutefois, un autre fournisseur que le moins cher peut être choisi si des particularités techniques sont recherchées : ceci devra alors être justifié sur le certificat administratif de mise en concurrence.
Le BVE établit le bon de commande, et le transmet directement au fournisseur, sauf avis contraire de votre part.
Attention : Il faut généralement compter une semaine entre la réception du devis par le BVE, et l'envoi du bon de commande au fournisseur.
Attention : Le bon de commande doit être obligatoirement fait et transmis au fournisseur avant la réalisation du projet.
Vous devez impérativement informer le BVE que la livraison a été correctement réalisée, et qu'elle est conforme à la commande effectuée. A cette fin, vous ferez parvenir au BVE le bon de livraison du fournisseur.
Par subventions
Cette solution reste très exceptionnelle. Vous devez avancer les fonds. Vous serez remboursés à concurrence de la somme qui vous a été allouée, sur présentation des factures et après avoir remis le bilan moral et financier.
- Le porteur du projet est un étudiant-e de l'Université Claude Bernard Lyon 1.
- L'association en question a renvoyé l'ensemble des pièces de l'enquête annuelle du BVE (notamment le questionnaire, son bilan financier annuel, et ses statuts).
- La demande de financement FSDIE ne doit pas être financer par un autre partenaire
- Le versement de la subvention se fera à posteriori de la réalisation de l'événement, après présentation des factures ET du bilan moral et financier.
Vous devrez obligatoirement transmettre au BVE, dans les 3 mois qui suivent l'évènement, la fiche de bilan de projet correctement remplie, avec le bilan financier équilibré (recettes et dépenses réellement réalisées), ainsi qu'un bilan moral de votre projet, en quelques lignes. Vous joindrez à cette fiche-bilan quelques photos de la réalisation de votre projet.
Attention : Sans cette fiche remplie et renvoyée, les prochains projets seront refusés.
