FSDIE - Fond de Solidarité et de Développement des Initiatives Etudiantes

 

Fond de Solidarité et de Développement des Initiatives Etudiantes (FSDIE)

1 - Définition

Lors de son inscription à l'Université, chaque étudiant(e) verse une somme forfaitaire, déterminée par arrêté ministériel, pour le compte du FSDIE (16 € à Lyon 1 pour l'année universitaire 2016-2017)

L'ensemble de ces sommes constitue le FSDIE, qui permet de participer au financement de projets divers, portés par des étudiants de l'université.


2 - Déroulement de la procédure

Le porteur de projet qui souhaite que le FSDIE participe à son financement remplit un dossier de demande de financement, qu'il envoie par mail au BVE :

bve@univ-lyon1.fr.

Ce dossier est examiné par le GTVE (Groupe de Travail de la Vie Etudiante, composé notamment des VPE, d'élus étudiants(es), de représentants (es) des associations et des enseignants (es)), qui statue sur l'attribution d'un financement ainsi que sur son montant. Ce montant peut être celui demandé par le porteur de projet, ou inférieur à celui-ci.
Liste des membres du GTVE, cliquez ici

Il serait souhaitable que les porteurs de projets participent au GTVE, pour répondre aux questions.

L'examen des dossiers FSDIE se fait en plusieurs tranches réparties tout au long de l'année. Les dossiers doivent donc être envoyés 7 jours ouvrables avant chaque séance au BVE.

Le BVE enverra par mail une convocation au porteur de projet.

Attention Les engagements financiers cessent mi-novembre donc aucun dossier ne pourra être examiné en fin d'année ainsi qu'en août car l'université est fermée.

Cette proposition du GTVE sera ensuite soumise à la validation du CEVU (Conseil des études et de la vie universitaire).


3 - Dossier FSDIE : mode d'emploi

Vous avez un projet, et vous souhaitez que le FSDIE participe à son financement.

Voici la marche à suivre.

Attention la procédure qui suit doit être suivie à la lettre, sous peine que le dossier soit rejeté par le GTVE, ou que le financement ne puisse être versé.


·         Vérifier l'éligibilité de votre projet

Le GTVE a défini un certain nombre de critères d'éligibilité et d'inéligibilité, que vous trouverez un peu plus loin. Si votre projet présente un critère d'inéligibilité, il sera automatiquement rejeté lors du GTVE (ceci vous est précisé afin de vous éviter de remplir un dossier pour rien !).


Critères d'évaluation

·         Le nombre d’étudiants (Lyon 1 et extérieur) touchés par le projet.

·         Aspect philanthropique du projet.

·         Aspect formateur : cela peut-il apporter quelque chose aux organisateurs?

·         La notoriété :

                   o Rayonnement de l’Université à l’extérieur.

                   o Peut servir aussi la communication interne à Lyon I (culture de l’établissement).

·         Les cofinancements du projet : les étudiants doivent trouver par exemple des sponsors pour mener à bien leur projet et ne pas compter uniquement sur le financement du FSDIE.

·         Pour les publications, l’évaluation se fait sur la base d’une ligne éditoriale, ou d’un numéro type (numéro 0 ou numéro déjà existant) ainsi que des objectifs de diffusion.

 

Critères d’exclusion :

·         Dossier incomplet ou remis après la date limite, les dossiers rendus hors délai .

·         Les soirées et les galas

·         Les projets entrant dans le cadre de la formation initiale de façon obligatoire (type projet tutoré)

·         Les projets entrant dans le cadre du fonctionnement courant de l'association

·         L’équipement informatique des associations étudiantes

·         Les projets se déroulant avant la séance du CEVU qui doit valider la proposition de financement du GTVE.

·         Publications relatives à la vie d’une association ou d’une filière (ex: Les newsletters des associations, journaux de filières, yearbooks etc.)

 

Pour les demandes de transport en voiture : la base est à 0,30 centimes par kilomètre en se basant sur mappy pour établir le nombre de kilomètres du parcours sans compter le péage et le parking.


ATTENTION :
Pour les demandes de financement de Week-end/Congrès/Séminaires : au-delà d'un montant d'un budget total de 20 000€, le financement du FSDIE ne dépassera pas 50% de ce montant.



·         Remplir votre dossier

 Le dossier doit être rempli exclusivement sous forme électronique (décision du GTVE du 6 Novembre 2007), et renvoyé par courriel au Bureau de la Vie Etudiante :

bve@univ-lyon1.fr



Plusieurs documents sont à remplir :

Descriptif du projet : soyez particulièrement attentif, car c'est sur ce document que va s'appuyer le GTVE pour décider ou non de l'attribution d'un financement.

Budget prévisionnel : détaillez l'ensemble des dépenses et des recettes prévues pour votre projet. Il va de soi que ce budget prévisionnel doit être parfaitement équilibré (dépenses = recettes). - Fiche de co-financement : détaillez les partenaires que vous avez sollicités pour financer votre projet, que leur participation soit acquise (tableau 1) ou encore en négociation (tableau 2).

 

·         Rassembler les pièces du dossier

Vous devez envoyer au BVE :

- le descriptif du projet,

- la fiche de budget prévisionnel,

- la fiche de co-financement,

- la copie de la carte d'étudiant du porteur de projet.

Attention : un dossier incomplet ne sera pas examiné lors du GTVE.

 

·         Transmettre votre dossier au BVE

 

Par courriel avec l'ensemble des pièces à l'adresse du BVE : 

bve@univ-lyon1.fr 

 

4 - Votre dossier a été accepté

Lorsque votre dossier est accepté, avant toute dépense, Il est OBLIGATOIRE de contacter le BVE par mail pour :

- Des explications sur les démarches financières

- L’envoi du lien de la photothèque vers les différents logos de l’université

  • Si votre projet se déroule à l'étranger, inscrivez-vous sur Ariane  

Ariane vous permet lorsque vous effectuez un voyage ou une mission ponctuelle de vous signaler gratuitement et facilement auprès du ministère des Affaires étrangères

Comment est versé le financement ?

Sauf cas particulier, le FSDIE ne verse pas le financement directement, mais paye directement votre fournisseur ou votre prestataire.

Pour cela, l'université, via le BVE, va établir un bon de commande auprès de votre fournisseur, sur présentation de 3 devis au nom du BVE.

Attention : Aucune facture ne peut être payée par l'université si un bon de commande n'a pas été établi dans les règles par l'université. De plus, la facture ne peut être d'un montant supérieur au financement accordé (pour ce cas de figure, renseignez-vous auprès du BVE pour la marche à suivre).


Les devis

L'université est soumise aux règles relatives à la gestion des fonds publics.

Deux cas de figure peuvent se présenter :

A - Votre besoin rentre dans le cadre d'un marché de l'université

C'est par exemple le cas des demandes de financement de billets de train, l'université a signé un marché avec une agence de voyages. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire de faire établir des devis, la commande est directement passée auprès du fournisseur titulaire du marché

B - Votre besoin ne rentre pas dans le cadre d'un marché

Dans ce cas, la procédure va être un peu plus complexe.


Vous DEVEZ faire établir 3 devis, auprès de 3 fournisseurs différents (c'est la procédure de mise en concurrence).

Sur chaque devis doit obligatoirement figurer :

- le numéro de votre projet (information disponible au BVE)

- le destinataire du devis, qui n'est pas l'association ou le porteur de projet, mais le BVE :

 

BVE - Bâtiment Astrée

Université Claude Bernard Lyon 1

43 Bd du 11 novembre

69622 Villeurbanne Cedex

- l'adresse de livraison

 

Vous devez transmettre dès réception ces devis au BVE

 

·         Le bon de commande

 Vous choisissez un devis et un fournisseur (de manière générale le moins cher, ou plutôt en termes juridiques, le « moins disant »). Toutefois, un autre fournisseur que le moins cher peut être choisi si des particularités techniques sont recherchées : ceci devra alors être justifié sur le certificat administratif de mise en concurrence.

Le BVE établit le bon de commande, et le transmet directement au fournisseur, sauf avis contraire de votre part.

Attention : Il faut généralement compter 8 jours ouvrés entre la réception du devis par le BVE, et l'envoi du bon de commande au fournisseur.

Attention : Le bon de commande doit être obligatoirement fait et transmis au fournisseur avant la réalisation du projet.

 
·         Réalisation de la commande

Vous devez impérativement informer le BVE que la livraison a été correctement réalisée, et qu'elle est conforme à la commande effectuée. A cette fin, vous ferez parvenir au BVE le bon de livraison du fournisseur.

 

·         Le paiement

 2 possibilités :

Par Université : Il sera effectué par l'université directement auprès du fournisseur, à condition que la procédure ci-dessus ait été correctement suivie.

Pour information, le paiement se fait par mandat administratif, dans un délai d'environ 40 jours après réalisation de la commande.

Par subvention : Cette solution reste très exceptionnelle et concerne uniquement les associations domiciliées à Lyon1. Vous devez avancer les fonds. Vous serez remboursé à concurrence de la somme qui vous a été allouée, sur présentation des factures et après avoir remis le bilan moral et financier.

Si votre projet entre dans l'un des cas définis ci-dessous, vous pouvez en faire la demande.

Dans tous les cas, seul le GTVE, puis le CEVU auront l'autorité pour accéder à cette demande.

A - Dans quels cas : si il est impossible de payer par mandat administratif.

B - Conditions à remplir : Toutes ces conditions doivent être impérativement remplies pour prétendre au financement FSDIE sous forme de subvention :

- Le porteur du projet est un étudiant(e) de l'Université Claude Bernard Lyon 1.

- L'association en question a renvoyé l'ensemble des pièces de l'enquête annuelle du BVE (notamment le questionnaire, son bilan financier annuel, et ses statuts).

- La demande de financement FSDIE ne doit pas être financée par un autre partenaire

- Le versement de la subvention se fera à posteriori de la réalisation de l'événement, après présentation des factures ET du bilan moral et financier.

 

·         Après réalisation de votre projet

Vous devrez obligatoirement transmettre au BVE, dans les 3 mois qui suivent l'évènement, la fiche de bilan de projet correctement remplie, avec le bilan financier équilibré (recettes et dépenses réellement réalisées), ainsi qu'un bilan moral de votre projet, en quelques lignes. Vous joindrez à cette fiche-bilan quelques photos de la réalisation de votre projet.

Attention : Sans cette fiche remplie et renvoyée, les prochains projets seront refusés